PDM Ratgeber

Der PDM Ratgeber gibt Ihnen einen Überblick aller wesentlichen Punkte, wie ein Evaluationsablauf aufgebaut werden soll um die optimalste PDM-Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Mit CADspy sind Sie zudem in der Lage, an Hand Ihrer individuellen Bedürfnisse, eine Liste der passenden Systeme schnell und einfach auszugeben. Zusätzlich erhalten Sie Informationen über die Anbieter der jeweiligen Produkte. Um die Auswahl einer technisch komplexen Softwarelösung wie PDM erfolgreich durchführen zu können, bedarf es einer strukturierten Vorgehensweise. Es ist zwingend, dass Sie Ihre Evaluation ebenfalls in Phasen gliedern um den Überblick zu bewahren. Der Evaluationsablauf von PLMWorks ist nachfolgend in sechs Phasen gegliedert:

 

Bevor Sie starten ist es wichtig, sich bewusst zu sein, dass durch die gesamtheitliche Informationsverwaltung nicht nur die Konstruktionsabteilung betroffen ist, sondern alle Abteilungen sowie Ihre Kunden und Partner. Das Projekt muss als „Globales“ Projekt erkannt und entsprechend auch von allen wichtigen Stellen im Unternehmen unterstütz werden, dies beinhaltet auch die Unterstützung durch die Geschäftsleitung. Die Auswahl einer Produktdatenmanagementlösung (PDM) ist ein Vorhaben, bei welchem die finale Entscheidung langfristige Auswirkungen auf alle Abteilungen der Unternehmung und deren Mitarbeiter mit sich bringt. Stellen Sie genügend Ressourcen zur Verfügung um sicherzustellen, dass die PDM Evaluation seriös durchgeführt werden kann.

Was kostet eine PDM-Einführung

Eine der ersten Fragen die Sie intern zu beantworten haben ist, was eine PDM Lösung grob kosten wird und welche Nutzen und Einsparungen damit möglich werden. Hierzu finden Sie nachfolgend den Link zum PDM-ROI Kalkulator. Damit sind Sie in der Lage, Ihre zukünftige PDM Lösung grob zu schätzen und anhand von Erfahrungswerten eine Grössenordnung der Investition und der Einsparungen zu berechnen. PDM ROI-Kalkulator >

Phase A: Projektplanung

Ressourcenplanung und Team

Nehmen Sie sich Zeit um zu entscheiden, welcher Mitarbeiter über das nötige Know-how verfügt, um ein Unterfangen dieser Tragweite erfolgreich zu leiten. Der Projektleiter muss genügend Weitsicht haben, um die Bedürfnisse aller Abteilungen in Bezug auf die Datenverwaltung zu erkennen und zu verstehen. Im Kernteam sollte auch ein Mitarbeiter der Entwicklungsabteilung befinden. Das Projekt setzt hohe Fachkompetenz im Konstruktionsumfeld voraus, da die Konstruktionsdokumente bei den meisten Firmen die komplexeste Art von Daten darstellen.

Meilensteine

Definieren Sie die wichtigsten Punkte und Themen für Ihre Projektplanung. Sie können sich an den nachfolgenden Vorgehensplan von PLMWorks halten, der in sechs Schritte gegliedert istFühlen Sie sich frei, diesen zu ändern oder zu ergänzen. Er erleichtert Ihnen den Einstieg und dient zur Orientierung. Ihre Aufgaben in dieser Phase:

  • Projektleiter bestimmen
  • Projektteam bilden
  • Projektplanung erstellen
  • Definition der Meilensteine

Phase B: IST-Analyse

IST-Zustand der bestehenden Konstruktionslösung

Damit Ihre zukünftigen Software-Anbieter grob selektiert werden können, brauchen Sie eine Übersicht aller Software-Werkzeuge der gesamten Unternehmung, die Daten produzieren. Die Konstruktionsdaten sind bei den meisten Unternehmen die komplexesten Daten. Wenn Sie alle Konstruktionswerkzeuge kennen, wissen Sie, welche Datenformate Sie mit der zukünftigen Lösung verwalten müssen. Damit erhalten Sie den Schlüssel, der es Ihnen ermöglicht die Grobselektion durchzuführen. Andere Daten, wie Office Dokumente, können derzeit fast alle PDM-Lösungen problemlos verwalten.

IST-Zustand des bestehenden Informatikumfeldes

Um Überraschungen zu vermeiden, sollten Sie die IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens gut kennen. Ein PDM-System greift in alle Bereiche der Firma ein und kann auch als Kommunikationsmittel zwischen Ihnen und Ihren Kunden bzw. Ihren Partnern dienen. Daher sind zum Beispiel Niederlassungen, die durch das Internet verbunden sind, unter Umständen nicht so einfach in die neue PDM-Umgebung einzubinden. Um die neue Lösung optimal betreiben zu können, benötigen Sie eventuell neue Hardware.

IST-Analyse der Um-Systeme

Wenn Ihre Firma eine betriebswirtschaftliche Lösung (ERP-Stystem) besitzt, ist es äusserst wichtig, diese in die Evaluation einzubeziehen. Sie haben die Möglichkeit bei der Neuausrichtung Datenflussbrüche zu erkennen und direkt durch die Einführung der PDM-Lösung zu optimieren bzw. minimieren. Mehr zu PDM-ERP-Schnittstellen finden Sie hier >

Ihre Aufgaben in dieser Phase:

  • IT-Umfeld dokumentieren
  • Bestehende Konstruktionswerkzeuge und Daten analysieren und dokumentieren
  • Betriebswirtschaftliche Systeme dokumentieren (ERP-Systeme)

Phase C: PDM Bedürfnisanalyse

Arbeitsmethodik der Konstruktionsabteilung

Damit die Produktdatenmanagement-Software richtig und effizient eingerichtet werden kann, benötigen Sie und Ihr zukünftiger PDM-Software-Partner (Anbieter) genaue Kenntnisse Ihrer bestehenden und zukünftigen Arbeitsmethoden bzw. Prozesse. Erstellen Sie Umfragen und versuchen Sie Prozess-Schwachstellen zu finden, welche verhindern, firmenübergreifende Regeln und Abläufe zu definieren. Ziel ist es, die Arbeitsabläufe möglichst optimal bei der Einführung der PDM-Lösung zu optimieren.

Erstellung des PDM Pflichtenheftes

Ein Pflichtenheft oder auch Ausschreibung genannt, wird Ihnen helfen den Überblick zu behalten. Reden Sie mit Ihren Kollegen in allen Abteilungen ob jemand schon Erfahrung im PDM-Umfeld gemacht hat. Wichtig ist hier die Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen zu erkennen und in die Evaluation einzubeziehen. Eine detaillierte Anleitung zur Suche von geeigneten Kriterien erhalten Sie hier: PDM Kriterien suchen > Ihre Aufgaben in dieser Phase:

  • Analyse der Arbeitsmethoden und Prozesse
  • Brainstorming aller Bedürfnisse der Unternehmung
  • Vergleich- und bewertbare Kriterien definieren

Phase D: System- und Partnerwahl

Registration auf CADspy

Eröffnen sie ein kostenloses Benutzerkonto. Dies benötigen Sie um Ihre Kontaktinformationen im Verlauf Ihre Evaluation nur einmal eingeben zu müssen, sowie die Vergleichskriterien der einzelnen Systeme sichtbar zu machen. Durch die Anmeldung sichern Sie sich ausserdem den Vorteil, die aktuellen Preise der Lösungen einsehen zu können.

Auswahlkriterien definieren

Definieren Sie nun Ihre Kriterien und Aufgabenstellungen auf CADspy, die Sie an einen Anbieter stellen und Sie sich so die passenden Systeme anzeigen. Jetzt haben Sie die Möglichkeit die Produkte und Anbieter genauer zu analysieren. Verwenden Sie die Merklisten-Funktionen, um Ihre Favoriten-Systeme und Wunschanbieter dauerhaft zu speichern.

Anbieter kontaktieren und Präsentation der Lösung

Um die endgültig richtige Auswahl der verschiedenen möglichen Lösungen und/oder Anbieter zu treffen, ist es entscheidend, dass Sie den Kontakt mit den Anbietern suchen. Am einfachsten gelingt Ihnen das, wenn Sie die dafür vorgesehenen Kontaktformulare bei den jeweiligen Produkten beziehungsweise bei den Anbietern verwenden. Sie finden diese Formulare bei den Anbieter-Profilen. So erhält der Anbieter direkt alle Informationen die er benötigt, um Sie möglichst optimal zu beraten. Nach der ersten Kontaktaufnahme ist eine Präsentation der Software besonders wichtig. Bei so hohen Investitionen müssen Sie Ihren Anbieter kennen. Ohne eine Präsentation dürfen Sie unter keinen Umständen in eine Software-Lösung in diesem Umfang investieren. Die Anbieter sind besonders wichtig. Sie unterstützen Sie in vielen Belangen, sei es telefonische Unterstützung, Schulung der Software oder Hilfe bei Problemen aller Art. Der richtige Anbieter ist der Schlüssel zum erfolgreichen Einsatz, Betrieb und Ausbau Ihrer Lösung!

Geheimhaltungsvereinbarung

Schützen Sie Ihr Know-how durch eine Geheimhaltungsvereinbarung. Bevor Sie das Pflichtenheft an Anbieter versenden, lassen Sie sich diese Vereinbarung rechtsgültig von den Anbietern unterzeichnen. Somit sichern Sie sich ab, falls wichtige Daten und Informationen ausgetauscht werden müssen. Ihre Aufgaben in dieser Phase:

  • Registrierung auf CADspy
  • Mögliche Systeme anzeigen lassen
  • Systeme vergleichen, Anbieter vergleichen
  • Anbieter aussuchen und kontaktieren
  • Präsentation der Systeme (Demos)
  • Geheimhaltungsvereinbarung erstellen

Phase E: Systemtests

Die Systemwahl liegt nun hinter Ihnen und Sie haben sicherlich bereits einen Favoriten. Doch wird Ihr Favoriten-PDM-System den täglichen Anforderungen in der Praxis Stand halten? Ein Systemtest kostet Sie diskussionslos Zeit und Geld. Darum empfehlen wir Ihnen auch nur einen oder maximal zwei Tests durchzuführen. Zwei Tests sind sicherlich sinnvoll, wenn Sie zwischen zwei PDM-Lösungen hin und her gerissen sind.

Testszenario

Um die PDM-Software mit Ihren Anforderungen testen zu können, benötigen Sie praxisorientierte Testszenarien. Beginnen Sie mit den grundlegenden Funktionen und Aufgaben. Versuchen Sie den Software-Anbieter zu motivieren, Ihnen bereits lauffähige PDM-Installationen, auch "best practice" genannt, zur Verfügung zu stellen um den Anpassungsaufwand so gering wie möglich zu halten. Ein weiterer Vorteil dieses Tricks ist, dass wenn alles gut verläuft, Sie bereits viele Anpassungen schon implementiert haben und nicht nochmals »kaufen« müssen.

Anpassungen

Für die Tests sind sicherlich Anpassungen an der Standardinstallation der PDM-Lösung notwendig. Versuchen Sie auch hier mit dem Anbieter einen Weg zu finden, dass Sie selber gewisse Anpassungen und administrative Aufgaben erledigen können. So erfahren Sie auch direkt praxisorientiert, wie flexibel und einfach das PDM-System anzupassen ist. Empfehlenswert ist hier sicherlich, dass Sie einen PDM-Administratorenkurs (Link)besuchen. Ihre Aufgaben: Favoriten-System für Tests bestimmen, Testszenarios erarbeiten, Best practice anwenden, Anpassungen durchführen.

Phase F: Auswertungen

Angebote

Die Software-Anbieter kennen nun Ihre Bedürfnisse und sind in der Lage, ein auf Sie perfekt zugeschnittenes Angebot zu erstellen. Achten Sie darauf, dass Sie Anbieter auswählen, bei denen Sie sicher sind, dass diese Ihre Bedürfnisse wirklich verstanden haben. Je besser der Anbieter Ihre Firma und Ihre Aufgabenstellungen kennt und verstanden hat, desto besser wird auch Ihre künftige Zusammenarbeit und dadurch auch Ihre neue Lösung.

PDM-Software-Lizenzen

Versuchen Sie die optimale Lizenz-Kombination für Ihr Unternehmen zu finden. Die Anbieter können Sie dabei beraten. Die meisten Lösungen verfügen über die Möglichkeit Netzwerk-Lizenzen einzusetzen. Die Auswahl der Lizenzart benötigt Zeit und lassen Sie sich verschiedene Varianten anbieten - es lohnt sich!

Kosten

Ihre Investition lässt sich, abgesehen von Hardware und allgemeinen Kosten, grundliegend in zwei Preiskategorien aufteilen: Die einmaligen Kosten und die wiederkehrenden Kosten. Lassen Sie sich auf keinen Fall von hohen Rabatten und tiefen Einstiegskosten blenden. Haben Sie auch immer das Augenmerk auf die jährlichen Lizenzgebühren. Denn diese sind es, die Sie als Fixkosten jedes Jahr begleichen müssen.

Entscheidungsfindung

Sie haben nun alle relevanten Informationen gesammelt, um sicher entscheiden zu können, welches für Sie die beste Lösung und welcher Anbieter der Richtige ist. Wir empfehlen Ihnen nun eine Nutzwertanalyse zu erstellen, damit Sie auch eine Gewichtung der Kriterien erhalten. Ihre Aufgaben in dieser Phase:

  • Angebote einholen
  • Entscheidung Lizenz-Typ
  • Erstellung Kostenübersicht
  • Erstellung einer Nutzwertanalyse
  • Finale Entscheidung

Hilfe bei der Auswahl der richtigen PDM Lösung

Falls Sie sich nicht 100% sicher sind, ob Sie an alles gedacht haben oder richtig vorgehen, helfen wir Ihnen gerne unverbindlich weiter. Kontaktieren Sie uns!